報關(guān)員必備技能：從新手到高手的通關(guān)秘籍

隨著(zhù)國際貿易和電子商務(wù)的蓬勃發(fā)展，物流管理和國際貿易專(zhuān)業(yè)開(kāi)始備受學(xué)生青睞。越來(lái)越多的學(xué)生看到這一領(lǐng)域的廣闊前景，立志成為一名專(zhuān)業(yè)的報關(guān)員。然而，許多學(xué)生卻沒(méi)能樹(shù)立正確的職業(yè)規劃，只是一股腦的追求高績(jì)點(diǎn)和外語(yǔ)水平，忽視了物流企業(yè)對于實(shí)操技能和人際能力的期望。

盡管他們獲得了不少專(zhuān)業(yè)證書(shū)，積累了豐富的理論知識，卻始終無(wú)法將理論有效應用實(shí)踐中，無(wú)法輸出企業(yè)需要的解決方案。這種理論與實(shí)踐之間的脫節導致他們在求職過(guò)程中屢屢受挫。為了幫助這些學(xué)生全面理解報關(guān)員的核心知識體系，并彌補理論與實(shí)踐之間的鴻溝，本文將系統介紹報關(guān)員所需的關(guān)鍵能力和知識，以期助力他們順利獲得心儀的崗位。

一、報關(guān)員的類(lèi)型和職責

報關(guān)作業(yè)流程環(huán)環(huán)相扣，需各級報關(guān)員緊密合作。初級報關(guān)員主攻業(yè)務(wù)操作，負責完成報關(guān)手續；中級報關(guān)員則負責培訓新人，傳承經(jīng)驗與知識；高級報關(guān)員擔當戰略規劃角色，引領(lǐng)團隊發(fā)展。三者分工明確，共同夯實(shí)報關(guān)團隊的工作基礎。

1.初級報關(guān)員：團隊中的執行者

初級報關(guān)員是報關(guān)團隊中的業(yè)務(wù)執行者，主要負責報關(guān)文件的準備和審核工作。他們需要根據國際貿易規定和海關(guān)要求，精確地準備報關(guān)單、發(fā)票、裝箱單等必要文件，并確保商品數量、價(jià)值、原產(chǎn)地等信息的準確無(wú)誤。同時(shí)，他們還需對各類(lèi)商品有深入了解，準確核對商品歸類(lèi)和稅率，這對報關(guān)流程至關(guān)重要，直接影響稅率確定和海關(guān)統計。為了勝任這項工作，初級報關(guān)員不僅要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識，還需具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗和敏銳的洞察力，以應對各種復雜情況。

除了文件準備與核對工作，初級報關(guān)員還承擔著(zhù)海關(guān)與企業(yè)之間的重要溝通者角色。一方面，他們是信息接受者者和使用者，負責準確理解和傳達海關(guān)政策，并將其簡(jiǎn)化為企業(yè)易于理解的操作建議。另一方面，他們是信息的發(fā)送者，需清晰地向海關(guān)反映企業(yè)的需求和狀況。通過(guò)溝通來(lái)幫助海關(guān)和企業(yè)找到可行的解決方案，確保雙方達成共識，從而保障報關(guān)流程的順暢進(jìn)行。在整個(gè)溝通過(guò)程中，他們的專(zhuān)業(yè)素養和應變能力對于信息的準確傳遞和問(wèn)題的及時(shí)解決至關(guān)重要。

2.中級報關(guān)員：團隊中的專(zhuān)家顧問(wèn)

中級報關(guān)員是報關(guān)團隊中的智囊團和問(wèn)題解決專(zhuān)家。他們的存在，不僅提升了團隊的整體實(shí)力，還為企業(yè)在國際貿易中遇到的各種挑戰提供了有力的智力支持。

通過(guò)詳細剖析具體案例，他們使得復雜的報關(guān)流程變得清晰易懂，幫助團隊成員更好地掌握業(yè)務(wù)精髓。為了增強團隊的實(shí)戰能力，中級報關(guān)員還會(huì )還巧妙運用模擬報關(guān)和角色扮演等情景式培訓手段，讓初級報關(guān)員在輕松愉快的氛圍中學(xué)習，并立即將所學(xué)應用于實(shí)踐。這些融合學(xué)習與娛樂(lè )的方式不僅鞏固了團隊的業(yè)務(wù)基礎，還潛移默化地加強了團隊成員之間的協(xié)作和默契，使團隊在應對報關(guān)挑戰時(shí)更加游刃有余。

3.高級報關(guān)員：團隊中的戰略家

晉升為高級報關(guān)員之后，他們的職責就不再只是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)操作了。作為團隊中的戰略規劃核心，他們要從更宏觀(guān)、更長(cháng)遠的視角來(lái)制定公司的進(jìn)出口策略。

他們需對全球貿易環(huán)境有敏銳的洞察力，要深入了解并準確把握國際貿易動(dòng)態(tài)、經(jīng)濟走勢、政策法規及貨幣匯率等多方面信息。不僅要熟知各國貿易政策、關(guān)稅結構及國際貿易法規，還要具備前瞻性思維，能預測和解讀相關(guān)政策法規的未來(lái)變化。

在制定企業(yè)戰略時(shí)，他們要結合公司的實(shí)際需求和長(cháng)遠目標，設計出合規且能最大化公司利益的進(jìn)出口方案。除了努力減輕關(guān)稅，他們還要積極探尋自由貿易協(xié)定和稅收優(yōu)惠政策的利用方式，助力企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)，增強競爭力。他們的戰略規劃對企業(yè)的成本控制、市場(chǎng)拓展和品牌建設有直接影響，是企業(yè)穩健推進(jìn)全球化的重要支撐。

二、報關(guān)員在不同發(fā)展階段的技能和能力需求

1.基礎操作與業(yè)務(wù)流程掌握（入行0-2年）

這一階段要求報關(guān)員對報關(guān)的整個(gè)流程——從申報到查驗再到放行——有深入且透徹的理解。重點(diǎn)在于熟練準備各種核心單證，如報關(guān)單、裝箱單和商業(yè)發(fā)票。

此外，關(guān)稅計算是入門(mén)期報關(guān)員必須深入學(xué)習的另一項重要技能。關(guān)稅計算不僅僅是簡(jiǎn)單的算術(shù)問(wèn)題，它涉及到稅率差異、各種優(yōu)惠政策和原產(chǎn)地規則等復雜因素。為了精確估算進(jìn)出口成本，報關(guān)員需要全面理解和掌握這些因素。

同時(shí)，商品歸類(lèi)也是一個(gè)不可或缺的技能。熟練運用HS編碼進(jìn)行商品歸類(lèi)不僅關(guān)乎關(guān)稅的準確繳納，更直接影響報關(guān)的合規性。正確的商品歸類(lèi)能夠避免稅務(wù)風(fēng)險，確保報關(guān)流程的順暢進(jìn)行。

通過(guò)持續的學(xué)習和實(shí)踐，入門(mén)期報關(guān)員應能獨立處理一般貿易進(jìn)出口報關(guān)等業(yè)務(wù)，并學(xué)會(huì )識別和防范報關(guān)風(fēng)險。

2.專(zhuān)業(yè)技能提升與問(wèn)題解決（入行3-6年）

進(jìn)入專(zhuān)業(yè)成長(cháng)期，報關(guān)員需進(jìn)一步提升專(zhuān)業(yè)技能，以應對更復雜的報關(guān)業(yè)務(wù)。在處理如加工貿易和退運貨物報關(guān)等高級業(yè)務(wù)時(shí)，報關(guān)員必須深入了解其特點(diǎn)和規定。要能夠迅速判斷退運原因，熟悉退運流程，并確保所有手續齊全、合規。

面對疑難問(wèn)題，報關(guān)員需要展現出更強的獨立分析和解決問(wèn)題的能力。他們應能夠積極主動(dòng)地搜尋相關(guān)法律法規、案例資料，或者向行業(yè)專(zhuān)家咨詢(xún)，以找到最佳的解決辦法。

隨著(zhù)報關(guān)業(yè)務(wù)日益復雜，與客戶(hù)、供應商、海關(guān)等各方的溝通顯得愈發(fā)重要。報關(guān)員需準確、及時(shí)地傳達信息，確保信息在各方之間保持對稱(chēng)。他們要以專(zhuān)業(yè)的態(tài)度和服務(wù)精神，深入了解并滿(mǎn)足各方的需求，從而確保報關(guān)流程能夠順暢進(jìn)行。

為達到這些要求，報關(guān)員必須持續自我學(xué)習和提升。通過(guò)參加專(zhuān)業(yè)培訓、閱讀行業(yè)資訊、參與行業(yè)交流等方式，不斷拓寬知識視野和實(shí)踐經(jīng)驗。

3.團隊領(lǐng)導與戰略規劃能力（入行7-15年）

進(jìn)入領(lǐng)導與戰略發(fā)展期，報關(guān)員的角色發(fā)生重大轉變，從一線(xiàn)操作專(zhuān)家逐漸成長(cháng)為幕后指揮者。他們需具備出色的組織協(xié)調和團隊領(lǐng)導能力，能夠構建出高效的團隊協(xié)作模式。通過(guò)個(gè)性化的職業(yè)規劃、團隊建設和激勵措施，充分激發(fā)團隊潛能，從而保障報關(guān)業(yè)務(wù)能高效、高質(zhì)量運行。

作為公司決策層的核心成員，他們的角色遠不止于參與戰略討論。他們需要深入挖掘自身豐富的專(zhuān)業(yè)知識和多年累積的實(shí)戰經(jīng)驗，為公司的核心戰略提供具有深度的見(jiàn)解和獨到的建議。這不僅要求他們對公司內部運營(yíng)有深入了解，還需要對外部環(huán)境、尤其是市場(chǎng)動(dòng)態(tài)有精準的把握。他們必須具備超凡的市場(chǎng)洞察力，能夠預見(jiàn)并解讀全球經(jīng)濟的微妙變化，以及這些變化對公司業(yè)務(wù)的潛在影響。

4.資深指導與行業(yè)前瞻（入行16年以上）

在這一階段，資深報關(guān)員主要承擔起指導和顧問(wèn)的角色，助力新人成長(cháng)。他們不僅向新人傳授寶貴經(jīng)驗，還耐心解答疑惑，幫助新人明確職業(yè)方向，快速融入行業(yè)。除了具體的業(yè)務(wù)技巧，他們還教會(huì )新人如何應對工作中的壓力和挑戰。有了資深報關(guān)員的精心指導，新人們能更快地適應行業(yè)，并充分發(fā)揮自己的潛力。

同時(shí)，資深報關(guān)員通常擁有出色的行業(yè)洞察力，他們時(shí)刻關(guān)注并深刻理解國內外政策變化、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)以及新技術(shù)的發(fā)展趨勢。這種前瞻視野和對行業(yè)的深入理解，讓他們在業(yè)內享有崇高聲望，并常被邀請參與或主導行業(yè)標準的制定工作。他們憑借豐富的專(zhuān)業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗，積極推動(dòng)報關(guān)行業(yè)向更規范、高效的方向發(fā)展，為行業(yè)的持續進(jìn)步作出了重要貢獻。

三、報關(guān)員的處世之道

1.重要且緊急任務(wù)下的資源與時(shí)間沖突解決及高效溝通策略

在處理緊急任務(wù)時(shí)，首先要迅速把握任務(wù)的關(guān)鍵部分?？梢允褂肁BC分析法，對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級排序，從而確保首先處理的是最重要的流程。之后，報關(guān)員應主動(dòng)與團隊成員分享這一分析結果，以確保整個(gè)團隊能夠朝著(zhù)共同的目標努力。

其次，及時(shí)向領(lǐng)導匯報任務(wù)進(jìn)展也至關(guān)重要。報關(guān)員應選定合適的時(shí)機，向領(lǐng)導詳細展示任務(wù)進(jìn)度（物流公司一般選擇月度匯報或里程碑匯報）。匯報時(shí)需詳細說(shuō)明已完成的報關(guān)數量，闡述遇到的問(wèn)題及解決措施，并闡明未來(lái)的工作計劃。這樣具體直觀(guān)的匯報方式，有助于領(lǐng)導清晰地了解任務(wù)進(jìn)度，以便為報關(guān)員提供必要的支持和指導。

此外，報關(guān)員還應積極參與團隊會(huì )議，與領(lǐng)導和同事共同討論備選報關(guān)方案，以應對潛在的挑戰。在會(huì )議中，可以進(jìn)一步確定和完善緊急標識體系。例如，使用紅色標簽進(jìn)行預警，并通過(guò)細分不同深淺的紅色或添加符號來(lái)明確任務(wù)的緊急程度和優(yōu)先級。同時(shí)，為確保團隊每個(gè)成員都能準確理解和響應這些標識，需要制定一份詳盡的標識使用指南，來(lái)消除任何可能的誤解和混淆。

通過(guò)實(shí)施這些措施，報關(guān)員不僅能有效管理資源和時(shí)間的壓力，還能加強與領(lǐng)導和團隊之間的溝通與協(xié)作。這將有助于確保報關(guān)作業(yè)的高效完成，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度，并進(jìn)一步增強企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。

2.處理重要非緊急報關(guān)任務(wù)時(shí)的協(xié)商技巧與沖突管理

在處理重要但非緊急的報關(guān)任務(wù)時(shí)，報關(guān)員享有更為充裕的時(shí)間和空間來(lái)進(jìn)行協(xié)商與沖突管理。他們可以充分利用這一機會(huì )，與客戶(hù)、供應商以及其他利益相關(guān)者展開(kāi)深入的對話(huà)和交流。這一過(guò)程中，報關(guān)員成為了連接客戶(hù)、供應商以及其他利益相關(guān)者的橋梁，他們的每一個(gè)決策和行動(dòng)都直接關(guān)系到整個(gè)報關(guān)流程的順暢與否。

在執行此類(lèi)任務(wù)期間，報關(guān)員需要仔細聆聽(tīng)并理解不同利益相關(guān)者的需求和期望。他們要通過(guò)深入交流，洞察各方話(huà)語(yǔ)背后的真實(shí)想法。需要清晰地識別出各方之間的意見(jiàn)差異和共識，以便提前預防并化解可能出現的糾紛。為了確保任務(wù)順利進(jìn)行，報關(guān)員應積極組織共識性討論，不僅僅是傳遞信息，更要主動(dòng)引導各方共同探索最佳解決方案。在此過(guò)程中，報關(guān)員需靈活運用協(xié)商技巧，以平衡各方利益，確保最終方案能最大程度地滿(mǎn)足各方的核心需求。

3.緊急非重要報關(guān)任務(wù)中的沖突識別與溝通策略

在緊急但不那么重要的報關(guān)任務(wù)中，報關(guān)員必須迅速且準確地傳遞信息，時(shí)間非常緊迫。為了高效完成任務(wù)，報關(guān)員需要明確工作重點(diǎn)，先處理并傳遞最關(guān)鍵的信息。同時(shí)，對于一些不那么重要的細節，可以稍后處理，以確保主要工作不受干擾。

為了更好地協(xié)調工作，報關(guān)員還應與公司內外相關(guān)部門(mén)保持緊密溝通，這樣在需要時(shí)能夠快速獲得信息和支持。他們可以預先制定一個(gè)緊急應對方案，明確在緊急時(shí)如何迅速確定并傳遞重要信息。同時(shí)，通過(guò)定期與內外部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行交流和模擬演練，報關(guān)員可以更加熟練地處理突發(fā)狀況，確保在實(shí)際操作中更加自如應對。

在處理緊急任務(wù)時(shí)，報關(guān)員要保持冷靜和專(zhuān)業(yè)。他們需要深入剖析問(wèn)題，全面考慮各種解決方法，從而快速識別出關(guān)鍵信息并選擇最有效的策略。

4.日常報關(guān)任務(wù)中的沖突預防與例行溝通技巧

在日常報關(guān)任務(wù)中，報關(guān)員除了確保任務(wù)順利完成外，還應特別關(guān)注沖突的預防，并不斷錘煉例行溝通技巧。為了有效預防沖突，關(guān)鍵在于確立明晰的工作流程和規范。報關(guān)員應明確各方職責，并設定合理的工作期望，以確保流程順暢無(wú)阻。這樣可以大幅減少因職責模糊或期望落差而引發(fā)的沖突。

此外，報關(guān)員還應致力于營(yíng)造一個(gè)開(kāi)放、透明的溝通環(huán)境，讓各方都能坦誠地表達自己的意見(jiàn)和需求，進(jìn)一步減少誤解和隔閡。報關(guān)員應以專(zhuān)業(yè)、禮貌的態(tài)度與人交往，傳遞尊重和友善，以此建立良好的合作關(guān)系。在溝通時(shí)，信息的傳遞必須準確無(wú)誤、清晰明了，避免出現模棱兩可或易產(chǎn)生歧義的表述。而且，報關(guān)員要學(xué)會(huì )傾聽(tīng)并真正理解對方的需求，通過(guò)展現同理心來(lái)加深彼此的理解，從而更精確地滿(mǎn)足客戶(hù)的期望，進(jìn)一步鞏固合作關(guān)系。

作者|薛佶聰

來(lái)源|物流沙龍

作者：薛佶聰，工商管理碩士，中級統計師，在半導體行業(yè)和物流行業(yè)深耕多年

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